Introduktion
Under våra praktikperioder som tandteknikerstudenter fann vi att upphandlingar var ett omdebatterat ämne ute på laboratorier.
Upphandlingsdokumenten upplevdes som svårtydda och tidskrävande att sätta sig in i. Prissättningar i relation till arbete och material ansågs för låga samtidigt som oron att förlora kunder ej kunde förbises.
Trots starka åsikter om upphandlingar såg vi inte att man hade hittat någon konkret lösning för att minska belastningen och stressen för laboratorierna.
Genom denna enkätstudie frågade vi efter åsikter och upplevelser om hur offentliga upphandlingar påverkar tandtekniker och hur stor kunskap tandtekniker anser sig ha om lagen om offentlig upphandling. Denna deskriptiva analys görs för att beskriva hur offentliga upphandlingars krav påverkar kvalitet, prestation och kundbas för tandtekniker.

Upphandling
En upphandling är en lagreglerad inköpsprocess som bygger på direktiv från EU.
Offentliga upphandlingar görs när statliga, kommunala eller regionala myndigheter skall köpa varor, tjänster eller entreprenad. Offentliga upphandlingar görs för att alla leverantörer på lika villkor ska få chans att sälja sina varor eller tjänster.
Offentlig verksamhet skall inte gynna närstående till anställda, utan skall vara oberoende. Så länge varan eller tjänsten uppfyller villkoren skall alla anbudsgivare behandlas lika.
Upphandlingsregelverket består av fyra olika lagar, vilken lag som gäller beror på vad som skall upphandlas och vilket område det gäller. I detta arbetet handlar det om LOU, Lagen om offentlig upphandling.
Alla de fyra lagarna är uppbyggda på fem grundprinciper: icke-diskriminering, likabehandling, proportionalitet, öppenhet och ömsesidigt erkännande.
Samtliga regioner samarbetar med en gemensam uppförandekod som innefattar mänskliga rättigheter, arbetsrätt, miljö och anti-korruption reglerad av LOU. Leverantören ska därför ha rutiner som syftar till att de varor eller tjänster som levereras är framställda under förhållanden som är förenliga med kraven.
En upphandlingsprocess påbörjas när en beställare och myndighet inom den offentliga sektorn tar beslut om att de behöver en tjänst eller vara. Folktandvården är en sådan myndighet, alltså för att få leverera tandtekniska produkter till folktandvården måste tandtekniska laboratorier ansluta sig till folktandvårdens upphandling. Folktandvården gör en marknadsundersökning, en analys av marknaden och behovet av exempelvis nya material, prissättning, totalkostnad och om justering av föregående upphandling bör göras.
En projektgrupp bildas bestående av områdeskunniga inom folktandvården tillsammans med strategisk upphandlare. Projektgruppen formulerar ett förfrågningsunderlag utifrån marknadsundersökningen. Förfrågningsunderlaget beskriver innehållet i upphandlingen och de krav som måste uppfyllas av anbudsgivaren för att ett kontrakt ska kunna tilldelas.
Projektgruppen skickar ut en anbuds­inbjudan till förfrågningsunderlaget så att anbud kan lämnas. Anbudsinbjudan skall ligga ute för annonsering i minst 30 dagar. Kraven i förfrågningsunderlaget får inte ändras men under denna period finns det möjlighet för anbudsgivaren att ställa frågor och få svar om otydligheter finns.
Dessa frågor och svar är synliga för alla som deltar och fungerar som feedback för kommande upphandlingar.
Anbudsöppning görs efter annons­eringens slutdatum. Vid anbudsöppningen granskas alla de anbud som lämnats in i tid av minst två personer från upphandlande myndighet. Dessa säkerställer att kraven är uppfyllda så som anbudspris och utbildningskrav.
När utvärdering gjorts tilldelas de anbudsgivare som har godkänts ett avtal. Alla anbudsgivare får besked om tilldelning och det publiceras offentligt. Hur avtalsuppföljning skall ske skall framgå tydligt i förfrågningsunderlaget. Uppföljning kan exempelvis ske genom regelbundna kontroller av kraven, under avtalstiden.

Metod
Som datainsamlingsmetod för studien valdes enkät. Frågor baserade på intervjuer med tandtekniker och strategiska upphandlare vid Västra Götalandsregionen sammanställdes till en enkät.
För att nå ut till så många tandtekniska laboratorier som möjligt på ett tidseffektivt sätt avgränsades urvalet till 156 tandtekniska laboratorier, alla medlemmar i Tandteknikerförbundet.
Webbenkäten och missivbrev mejlades ut i ett separat nyhetsbrev från förbundet för att få ökad genomslags­kraft. Därefter mejlades två påminnelser ut, dessa också från Tandteknikerförbundet.
Resultat och diskussion
37 laboratorier av totalt 156 deltagare svarade på enkäten. Antal år som laboratorium drivits varierade mellan 3-47 år. Laboratorierna var geografiskt utspridda över Sverige.
Storleken på laboratorierna varierade mellan enmansföretag och som störst 85 anställda. Majoriteten av deltagarna driver laboratorium med en till fyra anställda. Spridningen på svaren var relativt jämnt fördelade med ett större antal svar i södra Sverige. Det fanns ingen tydlig skillnad i svar mellan regionerna.
29 laboratorier svarade att de lagt anbud, samtliga av dessa valde att lägga anbud på sin egen regions upphandling. 13 laboratorier av dessa valde att bara lägga anbud på en upphandling. Tre laboratorier har valt att lägga anbud på samtliga regioners upphandlingar. Av totalt nio enmans­laboratorier har fem inte lagt anbud på några upphandlingar, resterande har lagt anbud på en upphandling. Ett samband kunde ses att ju fler anställda på laboratoriet ju fler upphandlingar lägger man anbud på.
Även hur stor kunskap man tyckte sig ha om LOU hade samband med hur många upphandlingar man lagt anbud på.
Majoriteten (28 laboratorier) ansåg sig ha en översiktlig kunskap om LOU, tre ansåg sig inte ha någon kunskap alls och sex laboratorier ansåg sig ha stor kunskap. De som ansåg sig inte ha någon kunskap alls hade heller inte lagt några anbud.
De tre laboratorier som hade lagt anbud på samtliga regioners upphandlingar ansåg sig dock inte ha stor kunskap om LOU, endast översiktlig kunskap.
Ett samband mellan kunskapen man ansåg sig ha om LOU, och om man upplevde att det var lätt att få hjälp ifall något var oklart i ett förfrågningsunderlag, kunde ses. Även om 82 procent (28 laboratorier) svarade att det var lätt att få hjälp om något var oklart i ett förfrågnings­underlag så var det bara 23 procent (8 laboratorier) som upplevde förfrågningsunderlaget som lättförståeligt.
Majoriteten upplevde alltså förfrågningsunderlagen som svåra att förstå.
Av de svar som skrevs i fritextfältet kunde det utläsas att utformningen var bristande gällande kännedom om branschen och att tandtekniker inte kände sig delaktiga. Det satta priset borde inkludera den tid det tar att sätta sig in i ett förfrågningsunderlag och upphandlingsprocessen.
Åttiotvå procent (31 laboratorier) upplevde att tandteknikerns expertis och kunskap inte uppmärksammades av dem som utformar förfrågningsunderlagen.
Majoriteten av de åtta laboratorier som tyckte att förfrågningsunderlagen var utformade så de var lätta att förstå tyckte inte att upphandling hämmar teknik och utveckling.
Man kunde se att 16 av de 23 respondenter som drivit laboratorium 21 år eller längre ansåg att upphandlingar hämmar teknik och utveckling medan 10 av 14 som drivit laboratorium kortare än 21 år ansåg att det inte hämmades.
Ett samband mellan hur länge man har drivit laboratorium och synen på teknik och utveckling kan ses då de som drivit laboratorier längre anser att det hämmar teknik och utveckling.
Totalt var det 54 procent (19 laboratorier) som tyckte att upphandling hämmar teknik och utveckling. Svaren från fritextfältet sammanfattades med att prissättningen var för hård, vilket leder till att man inte vågar använda den nyaste tekniken eller bästa materialen, exempelvis originalkomponenter.
Prispressen ansågs göra det svårt för företagen att kunna vidareutbilda sin personal i det senaste inom branschen.
Det gick att utläsa att den hårda prissättningen bidrar till högre tidspress då laboratorierna måste leverera mer på kortare tid för att få budgeten att gå ihop. Detta resulterar i sin tur i att tiden för kurser och att sätta sig in i ny teknik och material blir mindre och tandteknikernas expertis om det nya och senaste blir mindre.
Utökad kundbas var den största anledningen till att laboratorier valde att lägga anbud på upphandlingar.
Fyrtiotvå procent, av respondenterna upplevde att upphandlingar bidrog till en stabil kundbas och samband fanns med att man lagt anbud på fler upphandlingar.
Åsikten om hur upphandlingar påverkar kundbasen var också splittrad då 58 procent av respondenterna ansåg att det inte bidrog till en stabil kundbas eftersom en upphandling inte är någon garanti för jobb. Bara för att man blir antagen i en upphandling så betyder inte det att tandläkarna väljer att skicka sina jobb till just ens laboratorium.
I stället kanske det är priset och relationen med tandläkaren sedan tidigare som avgör. Det är även svårt för små företag att kunna konkurrera med priset som oftast spelar mer roll än kvalitet och service. Det upplevdes även att upphandlingar var en tidskrävande procedur och att små företag inte har möjlighet och tid för administration av detta slag.
Eftersom det med jämna mellanrum görs nya upphandlingar är det inte heller någon trygghet att man får behålla sina kunder på sikt. Utifrån prissättningen och den fria konkurrensen skapas en oro att jobben importeras från utlandet istället för att gynna den svenska arbetsmarknaden.
Flertalet fritextsvar på olika frågor berörde ämnet om importerad tandteknik och en vilja att värna om svenska laboratorier. Laboratorier lämnade även feedback om att en fråga om import saknades i enkäten.
Vid utformningen valdes aktivt denna fråga att uteslutas då det i LOU:s grundprinciper tydligt står att leverantörer inte får uteslutas på grund av nationalitet.
Det är alltså lagstadgat att förfrågningsunderlaget inte får utformas så att endast den egna nationen kan lämna anbud. Svenska laboratorier kan däremot anlita ett laboratorium som ligger utanför EU/ESS men då är det det svenska laboratoriets ansvar att säkerställa att produkten uppfyller de krav som ställs enligt LOU, i både kvalitet och utförande.
Det kan av laboratoriernas svar tolkas som att de vill att svenska skatte­medel skall gå till att gynna svenska laboratorier.
Det fanns ett stort intresse för att samordna förfrågningsunderlag på en nationell nivå. För att utforma ett nationellt förfrågningsunderlag så hade många parter behövt samarbeta.
Sverige har 21 olika regioner med olika förutsättningar och krav, styrda av lagar och regelkrav. En efterfrågan på ett gemensamt förfrågningsunderlag hade därför blivit svårt att uppnå då variationen mellan regioners förutsättningar kommer att spela roll.
På frågan om man tyckte att individ­anpassade produkter borde ingå i offentliga upphandlingar svarade 67 procent (24 laboratorier) nej. Detta motiverades i fritextfältet med att de är just individanpassade produkter och inga dussinvaror så det är svårt att sätta in dem i en mall. Det kan dessutom vara svårt att sätta ett pris innan ingreppet på patient har skett
Det framkom även att vart tandläkaren väljer att skicka sina jobb borde baseras på kvalitet och relation istället för prissättningen. Det kan också bli ett samarbete som försvinner med nästa upphandling eller ifall att tandläkaren flyttar och byter region.
Det är heller ingen volym som utlovas som det är i andra upphandlingar. De 33 procent (12 laboratorier) som svarade ja på samma fråga tyckte att det måste finnas en kostnadskontroll på skattemedel och att det är bra med ordning och reda.
Upphandlingar berör många och påverkar laboratorierna på olika vis, laboratorier verkar ha skilda visioner om vad upphandlingar skall uppnå.
Majoriteten av laboratorierna upplevde att de kunde få hjälp ifall något i ett förfrågningsunderlag var oklart, vilket kan vara positivt i och med att kommunikationen emellan upphandlare och tekniker fanns.
Även om vi också kunde utläsa att fler hade önskat att de kunde påverka upphandlingsprocessen mer så gick det också att utläsa att en del regioner hade sammansatt sina projektgrupper så att tandteknikers röster lyftes.
Samtidigt hade det varit önskvärt att tandtekniker fått en ökad förståelse för arbetet som de som utformar förfrågningsunderlaget gör, med lagar och regler. En ökad förståelse från båda sidor hade kunnat resultera i ett bättre samarbete då all kunskap bör ses från olika synvinklar.
Det mesta av den feedback som respondenterna lämnade om vår enkät var positiv, flertalet positiva ord om att ämnet behöver lyftas och förhoppningar om att enkäten kan bidra till en förändring för att underlätta i kommande processer. Även negativ feedback togs emot i form av att enkäten mest riktade sig till de som är med i upphandlingar och vill vara med.
En högre svarsfrekvens hade behövts för mer tillförlitligt resultat. Det hade kunnat underlätta för att få en bild av hur denna enkät hade påverkat samhället i form av uppföljning och vidare utveckling.
Fler liknande studier hade kunnat göras för att undersöka hur offentliga upphandlingar påverkar patienten genom till exempel prissättning, och hade det utan en fast prissättning varit möjligt för alla att betala för specialanpassade tandtekniska produkter, hur hade det i sin tur påverkat allmänhälsan och munhälsan?
Hade den fria konkurrensen sett annorlunda ut bland tandtekniska laboratorier utan offentlig upphandling?

Slutsats
Denna enkätstudie av tandtekniska laboratorier i Sverige visade att:
• Det finns en efterfrågan på mer involvering i upphandlingsprocessen samt ett intresse för en gemensam handbok bland tandtekniska laboratorier.
• Tandtekniska laboratorier upplever att offentliga upphandlingar inte bidrar till stabil kundbas.
• Tandtekniska laboratorier upplever att förfrågningsunderlagen inte är utformade så de är lätta att förstå och att de är tidskrävande.
• Tandtekniska laboratorier upplever att det är lätt att få hjälp ifall något är oklart i ett förfrågningsunderlag.
• Tandtekniska laboratorier upplever att prissättningen i ett förfrågningsunderlag bör anpassas efter arbetsinsats och upphandlingsprocess.
• En högre svarsfrekvens hade behövts för ett mer tillförlitligt resultat i denna studie.